À quel moment votre maintenance coûte plus cher que la refonte qu'elle repousse

La question arrive presque toujours dans le même ordre. Un contrat de maintenance en cours, une somme qui part chaque mois sans que personne ne la regarde vraiment, et un devis de refonte posé à côté. Les comparer directement ne donne rien, parce qu'une charge annuelle et un investissement unique ne vivent pas dans la même unité de temps.

Ils ne se rencontrent que sur un terrain, le temps : au bout de combien d'années la refonte aura-t-elle coûté moins cher que le fait de ne pas la faire ?

Ce qui suit donne le calcul, une table pour s'y situer sans calculatrice, et les quatre cas où il ne s'applique pas. Il peut très bien conclure que votre contrat actuel est justifié, et c'est un résultat comme un autre.

Nous vendons des refontes, autant le dire tout de suite. Une des trois variables du calcul nous arrange, elle est nommée plus bas, et le moyen de nous obliger à la chiffrer par écrit y figure aussi.

Si vous cherchez seulement la réponse, le calcul est dans le résumé ci-dessus et la table plus bas donne votre nombre d'années. Le reste de l'article sert à ne pas se tromper dans les trois valeurs qu'on y met, ce qui est là que tout se joue.

Ce qu'un contrat de maintenance achète

Ce qu'un contrat de maintenance achète, c'est du délai. Les correctifs, les mises à jour et les sauvegardes gardent le site debout, et rien là-dedans ne le rend plus adapté à votre activité qu'il ne l'était l'année précédente. Chaque année payée éloigne une décision sans la préparer.

Ce report a un prix légitime tant qu'il reste inférieur à celui de la décision qu'il repousse. Il cesse de l'être quand la charge annuelle dépasse ce que coûterait la décision étalée sur la durée de vie du nouveau site. C'est le septième des sept signaux que nous avions listés, « Vous payez plus en maintenance qu'en évolution ». Il y était énoncé sans chiffres, et il est temps de le chiffrer.

L'exercice n'est pas propre à une technologie. Un site sous CMS, un site assemblé sur un thème acheté, une application développée pour vous il y a huit ans : le calcul est le même, seules les valeurs changent.

Le calcul, trois valeurs et une division

Trois valeurs suffisent, et deux d'entre elles sont probablement déjà sur vos factures.

Votre maintenance actuelle, c'est-à-dire tout ce que votre site vous coûte par an, toutes lignes récurrentes confondues. La maintenance d'après, celle que vous paierez une fois le nouveau site en ligne, chez le prestataire qui le réalise. Et le prix de la refonte.

Le résultat s'exprime en années. C'est le moment où la refonte, amortie sur l'économie annuelle qu'elle produit, a fini de se rembourser. Une refonte à 9 500 € qui fait passer une charge annuelle de 2 400 à 950 € bascule à 6,6 ans. La même refonte, si l'économie n'est que de 400 € par an, bascule à 23 ans, autrement dit jamais.

Ce nombre est une durée, à comparer à une autre : celle pendant laquelle vous comptez garder ce site. Nous concevons les nôtres pour tenir cinq à dix ans. Une bascule à quatre ans est donc une décision, une bascule à quatorze ans n'en est pas une, et le même écart annuel peut produire les deux selon le montant de la refonte.

Ramenez tout à l'année avant de diviser : les contrats se facturent au mois, au semestre ou à l'année, et les trois se comparent mal. Les montants bougent aussi dans le temps, les deux côtés étant en général indexés sur le même indice, ce qui laisse le rapport à peu près stable.

Deux conditions pour que la division veuille dire quelque chose. Les deux maintenances doivent se compter au même périmètre, ce qui est le point où presque tous les calculs dérapent, et où la section suivante insiste. Et quand l'écart entre les deux est faible, le résultat devient énorme et instable : deux cents euros d'erreur sur un écart de quatre cents déplacent le résultat de plusieurs années. Dans ce cas, la conclusion utile est qu'il n'y a pas d'argument économique à la refonte.

Comparer au même périmètre, l'étape où presque tout se joue

Le forfait que vous payez aujourd'hui et celui qu'on vous annoncera pour l'après ne couvrent presque jamais les mêmes lignes. Tant que ces deux périmètres ne sont pas mis côte à côte, l'écart calculé ne veut rien dire, et il penche toujours dans le sens de celui qui vend la refonte.

L'hébergement, d'abord, parce que c'est la ligne la plus fréquemment oubliée. Un forfait de maintenance sous CMS le laisse le plus souvent dehors, entre 80 et 700 € par an selon la charge, réglés directement à l'hébergeur. Le nôtre l'inclut. Comparer 1 800 € de maintenance à 1 450 € de forfait donne un écart de 350 € et une bascule qui n'arrive jamais. Ajouter l'hébergement du bon côté, 1 800 plus 250 contre 1 450, et l'écart passe à 600 €. Le même calcul, deux conclusions opposées, pour une ligne oubliée.

Les licences ensuite. Les extensions payantes se renouvellent chaque année, autour de 95 € l'unité, et cinq d'entre elles pèsent plus lourd que la moitié d'un contrat de maintenance. Elles disparaissent avec le site qui les utilisait, donc elles comptent du côté actuel et pas du côté d'après.

Les heures d'évolution enfin, et c'est le point que personne ne pose. Votre forfait actuel en absorbe probablement, sans que ce soit écrit : la correction d'un formulaire, l'ajout d'une page, le changement d'un tarif affiché. Le nôtre en contient un volume écrit dans la convention, de l'ordre de deux à six heures par an selon le palier, au-delà duquel tout est devisé. Si vous comparez sans le savoir un forfait qui absorbe six heures par an à un forfait qui en absorbe deux, vous surestimez l'écart et vous avancez la bascule de plusieurs années.

Une quatrième ligne ne se trouve pas dans les forfaits mais dans le prix de la refonte : ce que vous récupérerez de l'existant. Si votre prestataire actuel vous rend vos contenus, vos données et vos images dans un format exploitable, le nouveau site part de quelque chose. S'il ne rend rien, il faut tout ressaisir, et des centaines de fiches recopiées à la main se comptent en jours de travail ajoutés au devis de refonte. Demandez donc les deux : ce que couvre la maintenance d'après, et ce que vous récupérez de l'avant.

La question à poser à votre prestataire actuel est donc précise, et elle est légitime : combien d'heures mon forfait a-t-il réellement consommées l'an dernier, et sur quoi ? La réponse existe dans un relevé de temps ou sur des tickets. Une fois ces heures identifiées, retirez-les du côté actuel, ou ajoutez-en l'équivalent du côté d'après au tarif horaire annoncé. Les deux marchent, à condition de ne pas faire les deux.

Une remarque sur le prestataire en place, parce qu'elle a son importance. Un forfait qui absorbe silencieusement des heures d'évolution est souvent le signe de quelqu'un qui rend service sans compter, pas un piège. Le calcul consiste à donner un prix à ce service, pas à le reprocher.

La table : trouvez votre ligne, votre colonne

Votre économie annuelle en ligne, le prix de la refonte en colonne, le nombre d'années à l'intersection. Votre économie annuelle, c'est votre maintenance actuelle moins celle annoncée pour l'après, comptées au même périmètre comme expliqué juste avant. Les colonnes reprennent les paliers de notre grille de développement, telle qu'elle est publiée dans le calculateur.

Un exemple de lecture. Vous payez 1 700 € par an aujourd'hui, on vous annonce 800 € pour l'après : votre économie annuelle est de 900 €, donc la troisième ligne. Le devis de refonte est à 9 500 €, donc la deuxième colonne. À l'intersection, 10,6 : la refonte met dix ans et demi à se rembourser, au-delà de la durée pendant laquelle vous garderez ce site.

Trente cases, et vingt-deux dépassent dix ans. C'est l'arithmétique qui le veut : un écart de quelques centaines d'euros par an ne rembourse pas une refonte à cinq chiffres, quoi qu'en dise l'intuition. Personne n'a calibré cette table, elle sort d'une division que vous pouvez refaire.

Deux lectures, dont une qui ne mène nulle part.

Un site vitrine sur hébergement mutualisé, forfait de maintenance à 1 200 €, une ou deux extensions payantes, aucune heure d'évolution consommée. Périmètre égal fait, l'écart tourne autour de 600 €. Sur une refonte à 6 500 €, bascule à 10,8 ans, au-delà de la durée de vie qu'on peut raisonnablement annoncer. Gardez votre contrat. Une refonte peut se justifier chez vous, mais pas par ce calcul.

Un catalogue de quelques centaines de références, maintenance complète, hébergement dédié, une demi-douzaine d'extensions payantes : le récurrent dépasse 2 500 € par an. L'écart dépend alors entièrement de la maintenance que votre prestataire s'engage à tenir pour l'après, et c'est là que le calcul se joue. Prenez les deux bornes de notre propre forfait. À 650 € de maintenance d'après, l'écart est de 1 850 € et la bascule tombe à 7,0 ans sur une refonte à 13 000 €, dans la fourchette de vie visée, donc discutable. À 1 450 €, l'écart n'est plus que de 1 050 € et la bascule passe à 12,4 ans, hors du champ. Même récurrent, même prix de travaux, cinq ans et demi d'écart, et la seule chose qui a bougé est la valeur que le prestataire annonce pour l'après.

Le point commun des deux : le prix de la refonte pèse plus lourd que l'écart. Doubler l'écart divise la durée par deux, doubler la refonte la multiplie par deux. Un projet moins ambitieux fait basculer plus vite qu'une maintenance mieux négociée, ce qui est contre-intuitif et devrait orienter la discussion vers le périmètre du chantier plutôt que vers son prix. Si votre calcul penche vers la refonte, reste à savoir s'il faut tout refaire ou faire évoluer l'existant, question que nous avons traitée à part.

Quatre cas où ce calcul ne s'applique pas

La formule suppose que le coût du site est dominé par sa technique, que le gain se lit sur une facture, et que vous avez le choix du moment. Quatre situations cassent l'une de ces hypothèses, et dans les quatre le nombre d'années obtenu ne doit pas décider.

Votre site vit de contenu éditorial rédigé. Si l'essentiel de votre activité en ligne consiste à écrire, articles, dossiers, newsletters, le poste dominant est le temps de rédaction, et aucune plateforme ne le réduit. Une refonte déplace le confort d'écriture, pas le coût. À distinguer d'un catalogue ou d'un planning alimenté par saisie, qui est le cas suivant.

Le gain est en heures de travail, pas en euros de facture. Un catalogue de plusieurs milliers de références, un planning de sessions, des documents à produire pour chaque dossier : là, le temps passé dépend entièrement de l'outil. Dupliquer au lieu de ressaisir, importer un lot au lieu de vingt formulaires, laisser un calcul se faire tout seul. Ces heures-là sont payées en salaires et n'apparaissent nulle part dans la division, qui devient alors trop prudente plutôt que trop optimiste. Si votre équipe passe une journée par semaine à saisir ce qu'un outil adapté ferait en une heure, le point de bascule que vous venez de calculer est faux dans votre faveur, et il faut chiffrer ce temps à part.

Votre trésorerie ne suit pas. Une charge de maintenance est lissée sur douze mois, une refonte est un décaissement concentré sur deux ou trois. Un point de bascule à quatre ans ne vaut rien si les quatre ans passent par un trou de trésorerie au deuxième mois. Payer plus cher au total pour étaler est une décision de gestion parfaitement rationnelle, et un prestataire qui répond « oui mais sur cinq ans vous économisez » sans regarder votre calendrier d'encaissements ne fait pas son travail. Si l'étalement est la seule option, un échéancier se compare au coût du report, et ça se chiffre.

Ce site n'a pas cinq ans devant lui. Cession en préparation, changement de nom commercial, activité qui pivote, fusion de deux entités : dès que l'horizon d'usage tombe sous le point de bascule, la question est réglée sans calcul. Refaire un site qu'on remplacera dans dix-huit mois pour d'autres raisons n'a jamais été rentable. Le contrat de maintenance est alors exactement ce qu'il faut, et son rôle de report devient un avantage.

Reste le cas limite déjà signalé plus haut : quand l'écart annuel est faible et mal connu, le résultat est trop instable pour servir. La conclusion utile est alors qu'il n'existe pas d'argument économique à la refonte, ce qui ne veut pas dire qu'il n'en existe aucun.

La variable qu'on vous laissera dans le flou

Regardez la formule encore une fois. Le prestataire qui vend la refonte contrôle un seul de ses trois termes : la maintenance d'après. Plus il la laisse vague, plus l'écart paraît grand, plus la bascule semble proche. Ce n'est pas une accusation, c'est une lecture de l'écart.

D'où la question à poser par écrit dans tout devis de refonte, et à obtenir avant de signer. Combien coûtera la maintenance annuelle après mise en ligne, qu'est-ce qu'elle couvre poste par poste, l'hébergement est-il dedans, et combien d'heures d'évolution sont incluses par période. Quatre réponses, quatre lignes. Un prestataire qui les donne vous permet de faire le calcul contre lui. Un prestataire qui les esquive vient de vous répondre autrement.

Nous compris. Notre forfait annuel est publié avec son périmètre, et la convention chiffre le volume d'heures incluses ainsi que ce qui en sort. Il figure sur notre page de prestations et tarifs de départ à Toulouse comme dans notre calculateur. Vous pouvez donc faire ce calcul contre nous, et c'est le but.

Ce que vous savez maintenant

Trois sorties possibles, et deux d'entre elles disent de ne rien faire.

Le point de bascule dépasse largement la durée pendant laquelle vous comptez garder ce site : votre contrat de maintenance est justifié, gardez-le. Si une refonte se justifie chez vous, elle se justifiera par autre chose, un site illisible sur mobile, une fonction qui manque, un catalogue qui ne rentre plus. Pas par le coût.

Le point de bascule tombe dans votre horizon, quatre à huit ans : la décision existe, et elle ne se prend pas sur ce seul chiffre. C'est le moment de demander la ventilation exacte de votre forfait actuel et une maintenance d'après chiffrée par écrit, puis de refaire la division avec les vrais nombres.

Le point de bascule est derrière vous : vous payez depuis un moment pour reporter une décision qui vous aurait coûté moins cher. Ça arrive, personne ne surveille cette ligne, et la constater ne coûte que le temps d'une soustraction.

Questions fréquentes

À partir de quand une refonte coûte moins cher que la maintenance ?

Divisez le prix de la refonte par l'écart entre votre maintenance annuelle actuelle et celle que vous paierez après. Le résultat est un nombre d'années, à comparer à la durée pendant laquelle vous comptez garder ce site. Une refonte de 6 500 € qui fait économiser 600 € par an bascule à près de onze ans, autrement dit hors du champ. La même refonte avec 1 800 € d'économie annuelle bascule à trois ans et demi.

Comment comparer deux forfaits de maintenance à périmètre égal ?

Quatre lignes sont à vérifier des deux côtés. L'hébergement, souvent réglé à part sous CMS et compris dans un forfait sur mesure. Les licences d'extensions payantes, qui disparaissent avec le site qui les utilisait. Les heures d'évolutions incluses, que la plupart des forfaits absorbent sans les écrire. Et ce que vous récupérez de l'existant, qui appartient au prix de la refonte et non à la maintenance.

Dans quels cas ce calcul ne veut rien dire ?

Quatre situations. Un site qui vit de contenu éditorial rédigé, où le poste dominant est le temps de rédaction qu'aucune plateforme ne réduit. Un catalogue ou un planning alimenté par saisie, où le gain est en heures de travail interne et non en euros de facture. Une contrainte de trésorerie, une refonte étant un décaissement concentré quand la maintenance est lissée. Et un site dont l'horizon d'usage est plus court que le point de bascule, en cas de cession ou de changement de marque.

Quelle question poser dans un devis de refonte ?

Combien coûtera la maintenance annuelle après la mise en ligne, ce qu'elle couvre poste par poste, si l'hébergement est dedans, et combien d'heures d'évolutions sont incluses par période. C'est le seul terme du calcul que le prestataire qui vend la refonte contrôle, et plus il le laisse vague, plus la bascule paraît proche. Un prestataire qui répond par écrit vous permet de faire le calcul contre lui.