Une signature d'email identique pour toute l'équipe

Ce que cette page montre

Le partage d'une signature entre ce que le salarié saisit et ce que l'entreprise décide. Le nom, la fonction et les numéros viennent de la personne. La raison sociale, l'activité, le site, le standard et le domaine des adresses viennent du profil de la marque, et personne ne les retape.

Chaque marque est décrite dans un fichier de profil : son nom, ses couleurs, ses coordonnées et le dessin de ses deux signatures. Le moteur qui les assemble ne connaît aucune marque. Ajouter une marque, c'est écrire un profil de plus, sans toucher au moteur ni aux signatures déjà en place. La carte Côté marque le fait voir, une couleur changée dans le profil repeint toutes les signatures de la marque. Les deux sociétés inventées sont celles du composeur de newsletter, qui applique le même principe à une lettre d'information.

Deux signatures sont produites. La complète ouvre un échange. Celle des réponses se limite au nom, au poste et au mobile, le reste figurant déjà dans le premier message du fil.

Ce qu'une signature impose

Une signature se colle dans les réglages d'une messagerie, qui en retire ce qu'elle ne sait pas conserver. Chaque ligne du tableau répond à une contrainte de rendu.

Contraintes appliquées par le moteur, et ce qu'elles évitent

Contrainte	Raison
Styles écrits en attributs sur chaque balise	Une signature est un fragment collé au milieu d'un message : elle n'a pas d'en-tête où déclarer une feuille de style. Seul ce qui est porté par chaque balise arrive jusqu'au destinataire.
Couleurs de ton moyen	Sans feuille de style, une signature ne peut pas changer de couleurs en mode sombre. Sur un fond clair et un fond sombre à la fois, aucune couleur de texte ne dépasse un contraste d'environ 4,2 pour 1. Le nom et les coordonnées restent dans cette zone, lisibles sans compter sur la messagerie.
Filet porté par la bordure d'une cellule	Les versions bureau d'Outlook sous Windows affichent les emails avec le moteur de rendu de Word, qui respecte la bordure d'une cellule de tableau.
Numéros liés au format international	Un numéro à dix chiffres commençant par 0 devient +33 dans le lien, et se compose aussi depuis l'étranger. Un numéro illisible reste affiché, sans lien.
Domaine des adresses imposé	Le salarié ne saisit que la partie avant l'arobase. Une adresse personnelle collée par erreur reprend le domaine de l'entreprise.
Longueur comptée	Gmail limite une signature à 10 000 caractères, code HTML compris. Le compteur mesure le HTML copié, ce qui en donne une estimation : Gmail réécrit ce qu'on lui colle, et son décompte peut s'en écarter un peu.
Images appelées par leur adresse	Une image incrustée dans le HTML suffit à dépasser la limite de Gmail. Chez un client, logo et photos sont hébergés sur son site et appelés par leur adresse. Les deux marques de cette page n'en ont pas.

Ce que cette page ne fait pas

Elle n'enregistre rien et ne gère aucun compte : la saisie vit dans l'onglet et disparaît avec lui. Elle ne produit pas de carte de visite électronique et n'affiche aucune image. Elle n'affirme rien sur le rendu dans une messagerie nommée. L'aperçu et la source sont affichés, et chacun peut coller la signature chez lui pour juger.

L'outil en service chez deux de nos clients fait davantage. La liste des salariés vient de leur back-office, un administrateur fixe la fonction de chacun, et chaque signature porte un lien vers la carte de visite du salarié, protégé par une clé qu'on ne devine pas. Ces fonctions supposent des comptes et un serveur, ce qu'une page publique n'a pas.

Questions fréquentes

Comment installer la signature dans ma messagerie ?

Copiez-la avec le bouton de l'aperçu, puis collez-la dans les réglages de signature de votre messagerie. La copie emporte le rendu et sa version texte, et la messagerie prend celle qu'elle sait lire.

Pourquoi deux signatures ?

Dans un échange de dix messages, la signature complète se répète dix fois. La version des réponses garde le nom, le poste et le mobile, et laisse le reste au premier message du fil.

Pourquoi ma signature devient-elle illisible en mode sombre ?

Une couleur de texte très foncée disparaît sur un fond sombre quand la messagerie ne l'inverse pas. La parade consiste à choisir des couleurs moyennes, lisibles sur les deux fonds. Le bouton Fond sombre de l'aperçu le montre.

Mes informations sont-elles envoyées quelque part ?

Non. Le moteur, les profils et le rendu s'exécutent dans votre navigateur. Rien n'est transmis ni enregistré au-delà de l'onglet.

Les signatures dérivent quand chacun tient la sienne

Le plus souvent, chaque salarié entretient sa signature à partir d'un modèle reçu un jour par email. Les signatures dérivent ensuite d'une personne à l'autre, jusqu'à porter un ancien numéro de standard ou une couleur approximative. Quand la marque est décrite dans un fichier et que le salarié ne saisit que ce qui le concerne, une modification se fait une fois pour toute l'équipe.